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Incorporación de Sociedades

Etapas de Incorporación de Sociedades en Estados Unidos

A continuación se exponen de manera general, los pasos a seguir para la incorporación de un negocio en Estados Unidos. La aplicación de una regulación local supone particularidades que deberán considerarse en los casos concretos.

Toda persona natural o jurídica que decida iniciar un negocio bajo cualquiera de las formas de organización empresarial descritas anteriormente - siempre y cuando vaya a hacerlo bajo un nombre distinto al propio -  deberá decidir la forma jurídica bajo la cual desea operar, para así determinar, cuál es el régimen legal y requisitos que deben cumplirse.

Una vez definido lo anterior, el empresario deberá legalizar y formalizar varios documentos ante las instancias requeridas según la forma elegida, y cumplir los siguientes pasos comunes a cualquier tipo de empresa:

Nombre y registro de la empresa/negocio

Para empezar un negocio/empresa, su nombre debe registrarse. Para ello el respectivo empresario debe asegurarse que el nombre elegido no está ya registrado y siendo utilizado por otra empresa. El registro del nombre bajo el que opera la entidad, evita un nuevo registro posterior de otra  bajo el mismo nombre.

Tratándose de empresarios individuales, existen algunas limitaciones en cuanto al nombre de la empresa a utilizar. Así pues, no pueden usarse términos del tipo de “asociado” o “grupo”. Tampoco serán válidos los términos de “Limited”, “Ltd”, “Inc.” o “Corp.” que son de uso exclusivo para las corporaciones.

Si se va a operar bajo el nombre propio del empresario, el registro es aconsejable pero no obligatorio.

Por el contrario, si se va a operar con nombre distinto al propio, el registro es un requisito obligatorio de ley, salvo por el caso de que la actividad desarrollada por la empresa no esté sujeta a impuestos en este Estado, en cuyo caso el registro no se requiere.

Para su operación, una empresa puede registrar un nombre diferente  al de su razón social.

Para comenzar un negocio se debe registrar el mismo en la County Clerk's Office del condado en el que está situado el negocio. En un stationery store (tienda similar a una papelería), se pueden comprar los impresos necesarios, que difieren en caso de tratarse de actividades unipersonales o alguno de los tipos de sociedad mencionados anteriormente.

Dirección de la empresa y Número de Identificación del Empresario (Federal Employer Identification Number)

La empresa deberá contar con una dirección física propia. Ninguna otra es admisible.

En cuanto al número de identificación del empresario, salvo por los casos de los empresarios individuales que deben utilizar su número de seguridad social, la obtención del número es obligatoria, independientemente del tipo de negocio y forma jurídica bajo la que se opere. Las compañías que desean emprender negocios en Estados Unidos deben registrarse en el Internal Revenue Service (asimilable a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia), entidad recaudadora federal, para que se les asigne un número que las identifique como contribuyentes federales.

Pago de Salarios

En el evento en que la empresa pague salarios a empleados distintos de los socios del negocio, dichos pagos deberán informarse al Sistema de Seguridad Social.

Seguros

Se sugiere que se utilice una sola entidad aseguradora para todas las necesidades propias del negocio. Un agente de seguros puede además asesorar para el caso de los seguros obligatorios referentes a empleados

Patentes y Marcas

Una de las primeras acciones a considerar, especialmente en el caso en que se contrate un agente o un distribuidor, es registrar las marcas y logotipos que se quieran proteger.

Licencias

Al establecer un negocio en Estados Unidos, se deben tomar en cuenta varios permisos que son necesarios (de acuerdo al tipo de negocio de que se trate) y que se tramitan en los diferentes niveles de legislación, a saber: federales, estatales, del condado y generales.

A manera de ejemplo, se presenta para el Estado de California, las principales licencias y permisos necesarios para el establecimiento de un negocio. Por lo general, son seis permisos a nivel ciudad, dos para el condado, ocho en el ámbito estatal y dos a nivel federal. Cabe mencionar que algunos negocios deben tener permisos específicos (Para conocer los permisos que en específico requiere el rubro de su negocio, consulte la página web del Gobierno de California: http://www.calgold.ca.gov).

A continuación se listan los permisos más comunes que deben ser tramitados en los diferentes niveles:

Ciudad
PERMISO DESCRIPCIÓN

OFICINA DE GOBIERNO RESPONSABLE DE LA CIUDAD DONDE SE UBICARÁ EL NEGOCIO

Permiso de construcción
(Building and Construction permit)
Necesario para toda construcción nueva o remodelada, incluyendo nuevo arrendamiento. Oficina de Seguridad y Planeación de Construcciones (Building and Safety/Planning Office) 
Permiso para alarmas antirrobo
(Burglar Alarm Permit)
Necesario para todo aquel negocio que deba tener alarmas antirrobo o sistemas de seguridad. City Clerk’s Office
Licencia de negocios 
(Business Tax Certificate)
Necesario para todo aquel que tenga negocios dentro de los límites de la ciudad.  Office of City Clerk/Finance Tax Registration Certificate
Permiso del Departamento de Incendios-Protección contra incendios 
(Fire Department Permit – Fire Protection)
Todos los negocios están sujetos a una inspección anual de las instalaciones del negocio.  City Fire Department. Hazardous Materials Section, Tax & Permit Division
El proceso completo toma alrededor de 2 meses. La inspección por parte del Departamento de Incendios toma 2 semanas. El permiso depende del número de materiales de riesgo que se manejen y/o contengan.
Permiso de uso de suelo
(Land use permit) 
Algunos negocios están restringidos a determinadas zonas dentro de la ciudad.  Planning Department  
Aprobación de Zona
(Zoning Approval)
La aprobación se basa en aspectos como permiso de negocio, regulaciones de desarrollo, revisión de diseño, permiso de la empresa o firma y regulaciones de estacionamiento. Planning Department
 
Condado
PERMISO DESCRIPCIÓN OFICINA DE GOBIERNO RESPONSABLE
Bienes  Personales en el Negocio
(Business Personal Property)
Las propiedades usadas en la operación del negocio como maquinaria y equipo son  gravables y sujetos a una estimación impositiva.  Se requiere el registro de una Declaración Anual de Propiedades del Negocio (Business Property Statement) ante la oficina de Ingresos. Por lo general, no se requiere un registro de las propiedades personales con un valor inferior a $100,000 dólares.  Office of the AssessorBusiness Personal Property Assessments
Registro de un nombre ficticio 
Fictitious Name Filing (DBA)
El registro del nombre con el que se dará a conocer el negocio debe ser registrado. Business Name Filing and Registration County Clerk 

 

Estado
PERMISO DESCRIPCIÓN OFICINA DE GOBIERNO RESPONSABLE
Registro del tipo de compañía – Corporación, Asociación o compañía de responsabilidad limitada Se debe registrar la compañía en cualquiera de las modalidades que se trate ante la Secretaría del Gobierno. Se debe registrar una fianza ante la Secretaría de Gobierno. Si el negocio se trata de una consultoría de inmigración, servicios de crédito, estudio de danza, organización de compras de descuento, agencia de trabajo, servicio de consejería laboral, bolsa de trabajo, desarrollo de inventos, registro de enfermerías, subastador o compañía de subastas.  Secretaría de Gobierno Business Programs División
Cumplimiento de las leyes sobre discriminación Se debe poner a la vista en el negocio el Aviso sobre Discriminación o Acoso (DFEH162). Además, se debe dar a cada uno de los empleados una copia del boletín informativo sobre acoso sexual y discriminación. También deben informar a sus empleados sobre sus derechos a pedir incapacidad o transferencia por embarazo, así como permiso de ausencia para cuidado familiar y médico. Los negocios con 5 o más empleados deben mantener los archivos de todo su personal por un mínimo de 2 años.   Departamento de Empleo y Vivienda Justa (Department of Fair Employment and Housing)
Información sobre Seguridad y Salud en el Trabajo Todos los empleados deben estar preparados y conocer un Plan de Prevención de Enfermedades y Lesiones.  El Estado proporciona servicios de consultoría gratuitos para capacitar a los empleados en prevención de condiciones inseguras y en riesgos en el lugar de trabajo. Call/OSHA Consultation Services
Registro como empleador Se debe tramitar la “Forma de Registro como empleador” 15 días después de pagar más de $100 dólares en salarios a uno o más empleados. No hay distinción entre tiempo completo o medio turno o empleados temporales o permanentes.  Employment Development Department Employment Tax Customer Service Office
Permiso de Ventas y Uso Todos los negocios que vendan o  renten bienes tangibles deben obtener un Permiso de Vendedor. State Board of Equalization Sales/Use Tax Division
Información sobre el Impuesto Estatal al Ingreso Cada negocio debe obtener las formas adecuadas para el Impuesto Estatal al Ingreso (State Income Tax). Todos los negocios deben presentar anualmente la declaración de este impuesto. Franchise Tax Board Business Entities Division
Leyes sobre horas y salarios de trabajo Todos los negocios con empleados deben cumplir con los estándares mínimos que establece la ley en cuanto a salarios, horas y condiciones de trabajo.  Department of Industrial Relations Labor Standards Enforcement
Información sobre las compensaciones a los trabajadores Todos los negocios con empleados deben mantener un Seguro de Compensaciones a los trabajadores, ya sea en un “autoseguro”, mediante una aseguradora comercial o mediante el Fondo de Seguros de la Compensación a los Trabajadores. Department of Industrial Relations Division of Workers’ Compensation
 
Federal
PERMISO DESCRIPCIÓN OFICINA DE GOBIERNO RESPONSABLE
Número de Identificación como Empleador (EIN o SSN) Es proporcionado por el Servicio de Ingresos (IRS – Internal Revenue Service). U. S. Department of Treasury Internal Revenue Service (I. R. S.)
Prueba de Residencia Todo empleado contratado después del 6 de Noviembre de 1986 debe proporcionar una prueba de elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos. U. S. Immigration and Naturalization Service 
Las especificaciones de esta prueba son delineadas por el Servicio de Inmigración y Naturalización (INS).